Рассматривая факторы профессионального успеха, мы не раз затрагивали такой аспект организации работы, как умение человека выполнять наиболее важные и актуальные дела, удерживаясь от внешних и внутренних соблазнов отвлечься на посторонние незапланированные занятия.
Теперь мы попытаемся ответить на вопрос, как определить важное и актуальное в своей работе в конкретный момент времени.
Определение приоритетов начинается еще в процессе планирования работы, когда общая задача разбивается на мелкие подзадачи, отдельные операции, выполнение которых необходимо согласовывать между собой как по времени, так и по использованию одних и тех же ресурсов (например, оборудования). Главными параметрами в оценке задач по их первоочередности являются важность и срочность. При этом важность устанавливают в основном по следующим показателям.
Роль отдельной задачи (ее результата) в общем деле. Имеется в виду, в какой степени общий положительный итог дела или проекта зависит от выполнения данной задачи. Например, при сборе урожая и его последующей продаже огромное значение имеет то, насколько аккуратно и бережно плоды будут собраны и перевезены на рынок. Можно вырастить великолепные фрукты и овощи, но из-за варварского обращения с ними до потребителя они дойдут в виде неликвидной гнили. Поэтому для фермера одной из первоочередных задач является тщательная подготовка техники и обучение персонала работе по сбору урожая, его последующему хранению и транспортировке с соблюдением всех требований технологии и производственной дисциплины. В противном случае за свой труд в течение года он не получит ни копейки, понеся при этом огромные расходы.
Заменяемость результатов выполнения задачи, наличие запасных вариантов. Допустим, при строительстве здания кладку фундамента можно произвести из бутового камня. Если собрать камень в достаточном количестве не удастся, остается сделать фундамент из бетонного монолита. В крайнем случае — оперативно закупить бетонные блоки и сложить его из них. Такая многовариантность решения задачи дает исполнителю простор для маневра. А вот при оформлении землеотвода под строительство запасных вариантов нет. Начав строительство раньше, чем будут получены у властей необходимые документы, можно провести работы и потратить материалы впустую, если с землеотводом так ничего и не получится. Поэтому оформление подобных бумаг в строительстве всегда является первоочередным.
Вероятность наступления значимого события. В современном мире благополучие нашего дела часто оказывается в зависимости от событий, вероятность наступления которых далеко не стопроцентна. Упадут ли мировые цены на нефть, введут ли власти новый налог, повысят ли импортные пошлины на основное сырье нашего производства или необходимое для него оборудование, изменится ли курс рубля относительно доллара — подобные факты могут как наполнить ветром паруса нашего бизнеса (или карьеры), так и поставить его на грань выживания. Готовность к таким подаркам и ударам судьбы часто определяет победителя в деловой гонке. Поскольку подготовиться сразу ко всем вероятным значимым событиям невозможно, приходится выбирать из них наиболее приоритетные. Степень первоочередности подготовительной работы по каждому возможному происшествию определяется по значимости его последствий для вашего дела, помноженной на вероятность его наступления. Таким образом, может получиться, что наиболее срочной окажется работа по подготовке к далеко не самому значимому событию, если вероятность его наступления во много раз превысит аналогичные значения у более важных событий. Например, вы работаете на заводе крупного холдинга, имеющего помимо вашего предприятия еще несколько аналогичных по России и СНГ. Ваше производство по своим показателям сильно уступает в эффективности другим заводам холдинга, из-за чего руководство стало подумывать о перепрофилировании вашего предприятия на другой вид деятельности, в котором вам места может и не найтись. Вероятность сворачивания производства — 0,2. Вероятность того, что именно вы попадете под сокращение штатов — 0,3. Произведение этих чисел (0,2 х 0,3 = 0,06) дает нам вероятность того, что вы в ближайшее время окажетесь без работы. Значимость этого события условно оценим по десятибалльной шкале как 8. Вроде бы надо все бросить и срочно начинать искать другое место работы, отбывая на прежнем формальную повинность. Но как раз в этом месяце вам предстоит отчитаться по фактически выполненной работе, отличная оценка за нее позволит вам немного увеличить зарплату. Вероятность этого события — 0,7, а значимость — 2. Произведение значимости на вероятность равно 1,4. Произведение важности и вероятности потерять работу равно 0,48, что ниже в три раза. Поэтому первоочередным занятием должна стать не паника будущего безработного, а спокойное завершение своего текущего проекта.
Параметр срочности в определении приоритетности того или иного действия также складывается из нескольких факторов. Наиболее важными нам представляются следующие:
Недолговечность какого-либо ресурса, ценного для общего дела. Положительный результат решения какой-нибудь сложной задачи обычно обеспечивается использованием самых разнообразных ресурсов. Ими могут быть деньги, рабочее время персонала, связи, благоприятная политическая обстановка, удачная рыночная конъюнктура и многое другое. Зачастую в процессе достижения своей профессиональной цели мы большую часть времени и сил тратим на поиски и накопление необходимых для дела ресурсов. При этом приходится учитывать и такую особенность некоторых из них, как временное непостоянство. Зависимость ресурса от времени проявляется в виде сезонных колебаний или ярко выраженной ситуативности, когда ресурс присутствует и его удается использовать лишь в определенной ситуации, в условиях сочетания некоторых обстоятельств. Проходит время, обстановка меняется и ресурс может просто исчезнуть. Народная мудрость это временное непостоянство отразила в пословицах “Куй железо, пока горячо” и “Дорога ложка к обеду”. Скажем, такой ценный ресурс, как низкие цены на сырье, далеко не вечен, и благоприятная конъюнктура рынка через некоторое время вероятнее всего ухудшится. Другим примером может служить зависимость карьерного прорыва от настроения шефа в ситуации, благоприятной для вашей просьбы о повышении по службе или об увеличении зарплаты. Если с этим шагом промедлить, то либо кто-нибудь (или что-нибудь) испортит начальнику настроение, либо исчезнет та обстановка, в которой он был доступен для вас. Поэтому иногда оказывается целесообразным отодвинуть в сторону все запланированные дела ради попытки использования такого недолговечного ресурса, предоставленного вам непредсказуемым стечением обстоятельств.
Взаимозависимость частных задач. Когда мы какое-либо большое и сложное дело дробим на отдельные задачи, они сохраняют между собой связи. Одним из видов этой связи является зависимость успешности решения одной такой частной задачи от результатов выполнения другой в рамках общего процесса. Скажем, обои на стену хорошо не поклеишь, если она плохо оштукатурена. А если штукатуры вообще еще не брались за работу, то у обойщиков получается вынужденный простой. Данный фактор может вывести в разряд первоочередных какой-нибудь очевидный пустяк, если от него будут зависеть основные операции всей работы. Допустим, завхоз забудет вовремя купить для каменщиков мастерки или рабочие рукавицы, и строительство дома остановится.
Перемещаемость дела в пределах рабочего графика. В прошлом номере журнала, рассматривая тайм-менеджмент, мы уже ввели понятия “дорогие минуты” и “дешевые часы”. Сейчас мы снова сталкиваемся с необходимостью их использования, но теперь уже в несколько ином смысле. Дело в том, что потребность в применении некоторых ресурсов, характеризующихся ситуативной ценностью по принципу “здесь и сейчас”, резко повышает относительную стоимость отдельных отрезков нашего рабочего времени. Минуты становятся дорогими, потому что из-за них сразу несколько дел в рабочем графике начинают конкури- ровать между собой. Но есть и такое время, когда мы вольны заниматься любыми делами по своему усмотрению или вообще отдыхать. Это время для нас является дешевыми часами из-за своей относительно низкой ценности для наших дел. Обычно именно на него мы переносим задания, не решенные в запланированные сроки. Причем такое перемещение оказывается целесообразным даже в отношении наиболее важных дел. Из тех задач (если их больше одной), решение которых невозможно перенести на другое время, приоритет отдают наиболее существенной.
Учет всех этих и иных, возможно, упущенных нами факторов определения приоритетности составляет основу установления очередности при выполнении различных дел, а также распределения между ними используемых ресурсов, в том числе и рабочего времени. Делают это как на стадии планирования, так и в ходе непосредственной работы, когда возникает непредвиденная ситуация конкуренции из-за времени и внимания специалиста между очередным по расписанию его рабочего дня вопросом и каким-либо неожиданно появившимся. В подобной ситуации, когда приходится выбирать между запланированной задачей и внезапно возникшей, должна существовать сравнительная оценка по шкале какого-либо универсального эквивалента, например в деньгах или часах своего рабочего времени. Для этого определяют выигрыши и проигрыши в случае того или иного выбора и затем их оценивают по выбранной шкале. Первоочередной задачей из рассматриваемых признают ту, что дает наиболее благоприятную сумму оценок выигрышей и проигрышей.
Чтобы планы не срывались из-за возникновения непредвиденных дел, их надо резервировать по основным ресурсам, необходимым для работы. Допустим, в распорядок дня закладывают свободные временные окна как раз для выполнения незапланированных, но неотложных заданий, а также на случай сдвижек рабочего графика из-за появления новых приоритетов. Кроме того, полезно резервировать рабочее время своих подчиненных (или деньги, чтобы купить рабочее время привлеченных со стороны временных специалистов). Другим вариантом резерва могут быть деньги для покупки на свободном рынке уже готового продукта, который вам не удалось вовремя создать своим трудом из-за нарушения планов неотложными делами. Помимо этих ресурсов резервируют все то, что так или иначе позволяет справиться с различными накладками в ходе выполнения своих рабочих планов. Например, своеобразной формой резерва может оказаться чувство благодарности к вам человека, которому вы когда-то оказали услугу. В ситуации запарки вы вправе обратиться к нему за помощью.
Вопрос резервирования затрагивает еще и такой навык, как умение точно рассчитать временные затраты на выполнение предстоящей работы. Довольно много людей постоянно сталкивается с тем, что их предварительные расчеты времени на то или иное дело оказываются сильно заниженными, из-за чего планы срываются. Как исправить такой недостаток? В одном случае это будет совершенствование технологии хронометража каждой операции, когда вместо ориентировочных прикидок затрат времени на различные действия применяют точные значения по результатам специальных замеров секундомером. Другой способ заключается в закладывании небольших отрезков резервного времени между каждым этапом выполнения работы. Но есть еще более простой способ: расчетное время просто умножается на поправочный коэффициент, выведенный опытным путем. Например, вы, анализируя результаты работы за некоторый период своей жизни, определили, что фактические расходы времени у вас в среднем превышают расчетные в 1,8. Таким образом, вам при планировании рабочего графика необходимо закладывать на каждое дело время, равное расчетному, умноженному на число 1,8. В этом случае вы прибегаете к генеральному резервированию, когда запасное время оказывается размазанным по всей задаче без внутреннего структурирования. Но здесь в вопросе резервирования надо суметь избежать психологическую ловушку. Дело в том, что отдельные люди, осознавая некоторый запас времени, перестают им дорожить. В результате у них увеличивается доля потерянного времени. Но это уже действие фактора самодисциплины.
Определение приоритетов начинается еще в процессе планирования работы, когда общая задача разбивается на мелкие подзадачи, отдельные операции, выполнение которых необходимо согласовывать между собой как по времени, так и по использованию одних и тех же ресурсов (например, оборудования). Главными параметрами в оценке задач по их первоочередности являются важность и срочность. При этом важность устанавливают в основном по следующим показателям.
Роль отдельной задачи (ее результата) в общем деле. Имеется в виду, в какой степени общий положительный итог дела или проекта зависит от выполнения данной задачи. Например, при сборе урожая и его последующей продаже огромное значение имеет то, насколько аккуратно и бережно плоды будут собраны и перевезены на рынок. Можно вырастить великолепные фрукты и овощи, но из-за варварского обращения с ними до потребителя они дойдут в виде неликвидной гнили. Поэтому для фермера одной из первоочередных задач является тщательная подготовка техники и обучение персонала работе по сбору урожая, его последующему хранению и транспортировке с соблюдением всех требований технологии и производственной дисциплины. В противном случае за свой труд в течение года он не получит ни копейки, понеся при этом огромные расходы.
Заменяемость результатов выполнения задачи, наличие запасных вариантов. Допустим, при строительстве здания кладку фундамента можно произвести из бутового камня. Если собрать камень в достаточном количестве не удастся, остается сделать фундамент из бетонного монолита. В крайнем случае — оперативно закупить бетонные блоки и сложить его из них. Такая многовариантность решения задачи дает исполнителю простор для маневра. А вот при оформлении землеотвода под строительство запасных вариантов нет. Начав строительство раньше, чем будут получены у властей необходимые документы, можно провести работы и потратить материалы впустую, если с землеотводом так ничего и не получится. Поэтому оформление подобных бумаг в строительстве всегда является первоочередным.
Вероятность наступления значимого события. В современном мире благополучие нашего дела часто оказывается в зависимости от событий, вероятность наступления которых далеко не стопроцентна. Упадут ли мировые цены на нефть, введут ли власти новый налог, повысят ли импортные пошлины на основное сырье нашего производства или необходимое для него оборудование, изменится ли курс рубля относительно доллара — подобные факты могут как наполнить ветром паруса нашего бизнеса (или карьеры), так и поставить его на грань выживания. Готовность к таким подаркам и ударам судьбы часто определяет победителя в деловой гонке. Поскольку подготовиться сразу ко всем вероятным значимым событиям невозможно, приходится выбирать из них наиболее приоритетные. Степень первоочередности подготовительной работы по каждому возможному происшествию определяется по значимости его последствий для вашего дела, помноженной на вероятность его наступления. Таким образом, может получиться, что наиболее срочной окажется работа по подготовке к далеко не самому значимому событию, если вероятность его наступления во много раз превысит аналогичные значения у более важных событий. Например, вы работаете на заводе крупного холдинга, имеющего помимо вашего предприятия еще несколько аналогичных по России и СНГ. Ваше производство по своим показателям сильно уступает в эффективности другим заводам холдинга, из-за чего руководство стало подумывать о перепрофилировании вашего предприятия на другой вид деятельности, в котором вам места может и не найтись. Вероятность сворачивания производства — 0,2. Вероятность того, что именно вы попадете под сокращение штатов — 0,3. Произведение этих чисел (0,2 х 0,3 = 0,06) дает нам вероятность того, что вы в ближайшее время окажетесь без работы. Значимость этого события условно оценим по десятибалльной шкале как 8. Вроде бы надо все бросить и срочно начинать искать другое место работы, отбывая на прежнем формальную повинность. Но как раз в этом месяце вам предстоит отчитаться по фактически выполненной работе, отличная оценка за нее позволит вам немного увеличить зарплату. Вероятность этого события — 0,7, а значимость — 2. Произведение значимости на вероятность равно 1,4. Произведение важности и вероятности потерять работу равно 0,48, что ниже в три раза. Поэтому первоочередным занятием должна стать не паника будущего безработного, а спокойное завершение своего текущего проекта.
Параметр срочности в определении приоритетности того или иного действия также складывается из нескольких факторов. Наиболее важными нам представляются следующие:
Недолговечность какого-либо ресурса, ценного для общего дела. Положительный результат решения какой-нибудь сложной задачи обычно обеспечивается использованием самых разнообразных ресурсов. Ими могут быть деньги, рабочее время персонала, связи, благоприятная политическая обстановка, удачная рыночная конъюнктура и многое другое. Зачастую в процессе достижения своей профессиональной цели мы большую часть времени и сил тратим на поиски и накопление необходимых для дела ресурсов. При этом приходится учитывать и такую особенность некоторых из них, как временное непостоянство. Зависимость ресурса от времени проявляется в виде сезонных колебаний или ярко выраженной ситуативности, когда ресурс присутствует и его удается использовать лишь в определенной ситуации, в условиях сочетания некоторых обстоятельств. Проходит время, обстановка меняется и ресурс может просто исчезнуть. Народная мудрость это временное непостоянство отразила в пословицах “Куй железо, пока горячо” и “Дорога ложка к обеду”. Скажем, такой ценный ресурс, как низкие цены на сырье, далеко не вечен, и благоприятная конъюнктура рынка через некоторое время вероятнее всего ухудшится. Другим примером может служить зависимость карьерного прорыва от настроения шефа в ситуации, благоприятной для вашей просьбы о повышении по службе или об увеличении зарплаты. Если с этим шагом промедлить, то либо кто-нибудь (или что-нибудь) испортит начальнику настроение, либо исчезнет та обстановка, в которой он был доступен для вас. Поэтому иногда оказывается целесообразным отодвинуть в сторону все запланированные дела ради попытки использования такого недолговечного ресурса, предоставленного вам непредсказуемым стечением обстоятельств.
Взаимозависимость частных задач. Когда мы какое-либо большое и сложное дело дробим на отдельные задачи, они сохраняют между собой связи. Одним из видов этой связи является зависимость успешности решения одной такой частной задачи от результатов выполнения другой в рамках общего процесса. Скажем, обои на стену хорошо не поклеишь, если она плохо оштукатурена. А если штукатуры вообще еще не брались за работу, то у обойщиков получается вынужденный простой. Данный фактор может вывести в разряд первоочередных какой-нибудь очевидный пустяк, если от него будут зависеть основные операции всей работы. Допустим, завхоз забудет вовремя купить для каменщиков мастерки или рабочие рукавицы, и строительство дома остановится.
Перемещаемость дела в пределах рабочего графика. В прошлом номере журнала, рассматривая тайм-менеджмент, мы уже ввели понятия “дорогие минуты” и “дешевые часы”. Сейчас мы снова сталкиваемся с необходимостью их использования, но теперь уже в несколько ином смысле. Дело в том, что потребность в применении некоторых ресурсов, характеризующихся ситуативной ценностью по принципу “здесь и сейчас”, резко повышает относительную стоимость отдельных отрезков нашего рабочего времени. Минуты становятся дорогими, потому что из-за них сразу несколько дел в рабочем графике начинают конкури- ровать между собой. Но есть и такое время, когда мы вольны заниматься любыми делами по своему усмотрению или вообще отдыхать. Это время для нас является дешевыми часами из-за своей относительно низкой ценности для наших дел. Обычно именно на него мы переносим задания, не решенные в запланированные сроки. Причем такое перемещение оказывается целесообразным даже в отношении наиболее важных дел. Из тех задач (если их больше одной), решение которых невозможно перенести на другое время, приоритет отдают наиболее существенной.
Учет всех этих и иных, возможно, упущенных нами факторов определения приоритетности составляет основу установления очередности при выполнении различных дел, а также распределения между ними используемых ресурсов, в том числе и рабочего времени. Делают это как на стадии планирования, так и в ходе непосредственной работы, когда возникает непредвиденная ситуация конкуренции из-за времени и внимания специалиста между очередным по расписанию его рабочего дня вопросом и каким-либо неожиданно появившимся. В подобной ситуации, когда приходится выбирать между запланированной задачей и внезапно возникшей, должна существовать сравнительная оценка по шкале какого-либо универсального эквивалента, например в деньгах или часах своего рабочего времени. Для этого определяют выигрыши и проигрыши в случае того или иного выбора и затем их оценивают по выбранной шкале. Первоочередной задачей из рассматриваемых признают ту, что дает наиболее благоприятную сумму оценок выигрышей и проигрышей.
Чтобы планы не срывались из-за возникновения непредвиденных дел, их надо резервировать по основным ресурсам, необходимым для работы. Допустим, в распорядок дня закладывают свободные временные окна как раз для выполнения незапланированных, но неотложных заданий, а также на случай сдвижек рабочего графика из-за появления новых приоритетов. Кроме того, полезно резервировать рабочее время своих подчиненных (или деньги, чтобы купить рабочее время привлеченных со стороны временных специалистов). Другим вариантом резерва могут быть деньги для покупки на свободном рынке уже готового продукта, который вам не удалось вовремя создать своим трудом из-за нарушения планов неотложными делами. Помимо этих ресурсов резервируют все то, что так или иначе позволяет справиться с различными накладками в ходе выполнения своих рабочих планов. Например, своеобразной формой резерва может оказаться чувство благодарности к вам человека, которому вы когда-то оказали услугу. В ситуации запарки вы вправе обратиться к нему за помощью.
Вопрос резервирования затрагивает еще и такой навык, как умение точно рассчитать временные затраты на выполнение предстоящей работы. Довольно много людей постоянно сталкивается с тем, что их предварительные расчеты времени на то или иное дело оказываются сильно заниженными, из-за чего планы срываются. Как исправить такой недостаток? В одном случае это будет совершенствование технологии хронометража каждой операции, когда вместо ориентировочных прикидок затрат времени на различные действия применяют точные значения по результатам специальных замеров секундомером. Другой способ заключается в закладывании небольших отрезков резервного времени между каждым этапом выполнения работы. Но есть еще более простой способ: расчетное время просто умножается на поправочный коэффициент, выведенный опытным путем. Например, вы, анализируя результаты работы за некоторый период своей жизни, определили, что фактические расходы времени у вас в среднем превышают расчетные в 1,8. Таким образом, вам при планировании рабочего графика необходимо закладывать на каждое дело время, равное расчетному, умноженному на число 1,8. В этом случае вы прибегаете к генеральному резервированию, когда запасное время оказывается размазанным по всей задаче без внутреннего структурирования. Но здесь в вопросе резервирования надо суметь избежать психологическую ловушку. Дело в том, что отдельные люди, осознавая некоторый запас времени, перестают им дорожить. В результате у них увеличивается доля потерянного времени. Но это уже действие фактора самодисциплины.
Обсуждения Приоритеты