Для совершенствования административной работы, взаимоотношений между начальниками и подчиненными и во избежание бюрократической волокиты необходимо принять следующие меры:
1)Установить и документально закрепить в качестве административного регламента внятные нормы административной нагрузки (документооборота) на одного человека.
1)Установить и документально закрепить в качестве административного регламента внятные нормы административной нагрузки (документооборота) на одного человека.
Нарушение норм документооборота должно наказываться в административном порядке лишением премии или другим административным наказанием. Опасность нарушения норма документооборота в том, что документы готовятся кое-как и на скорую руку, без существенной проверки содержащейся в них информации. Исполнители и начальники просто не успевают качественно подготовить документ.
2)Установить и документально закрепить в качестве административного регламента шкалу разумных сроков подготовки документов в зависимости от их важности и сложности. Наказывать в административном порядке лиц, в том числе начальнического состава, неверно и по своему произволу определяющих срок подготовки документов в нарушение соответствующих регламентов.
3)Начальник не должен подписывать документа, пока он не добьется от подчиненного соответствующего качества материала. Если подчиненный не в состоянии подготовить документ нужного качества даже после предупреждения начальника и отдачи документа ему на доработку, он должен понести административное взыскание, а начальник не должен ставить свою подпись под документом, а обязан доложить руководству о некомпетентности своего сотрудника и поручить подготовку документа другому подчиненному. Вышестоящий начальник должен отправить нерадивого исполнителя на переобучение, на курсы повышения квалификации и научить его качественно готовить документы. Для этой цели нерадивого исполнителя можно и прикомандировать на время на обучение к квалифицированным исполнителям, к которым нет нареканий. Но за это дополнительно оплачивать труд таких наставников и предоставлять им отгулы за потраченное на обучение нерадивых специалистов время. Если и после этого подчиненный не в состоянии подготовить документ нужного качества, вышестоящий начальник должен уволить его за профессиональную непригодность и не способность к обучению.
4)Определить перечень документов, которые должны отправляться за подписью начальника, и документов, готовить и отправлять которые должен подчиненный за своей подписью и под свою ответственность. Это сильно уменьшит бюрократическую волокиту в виде разного рода согласований и ускорит сроки подготовки документов. Начальник должен подписывать только следующие виды документов:
а)Документы обобщающего характера, в которых собрана и проанализирована информация из разных отделов, управлений и источников.
б)Документы, которые отправляются в адрес чиновников высокого уровня, от заместителя министра и выше.
Все остальные документы во избежание бюрократической волокиты готовятся специалистами и за подписью специалистов, которые несут полную ответственность за качество содержащегося в них материала.
5)Начальник не должен подписывать документы, предоставляемые ему за подписью других начальников, если его не устраивает качество подаваемого ими материала. Он должен добиться от них соответствующего качества материалов. Если это ему не удается, он обязан подать рапорт вышестоящему начальству о привлечении к ответственности лиц начальствующего состава, не исполняющих его требования и при этом отказаться ставить свою подпись под обобщающим документом. Вышестоящий начальник в этом случае либо сам добивается материалов нужного качества, либо отправляет начальников, подготовивших некачественный материал на переобучение, поручая работу другим исполнителям. Если и после обучения качество материала не улучшается, то ставится вопрос об увольнении по причине профессиональной непригодности соответствующего начальника.
6)Если начальник ставит свою подпись под документом, он полностью за него отвечает. И наказание в случае некачественной подготовки материала несет исключительно начальник. За документы за подписью начальника должно быть в административном порядке запрещено наказывать специалистов, которые готовили документ. Если начальника не устраивает специалист, он не должен ставить под документом свою подпись. В таком случае наказание несет исключительно специалист. В то же время специалист несет административное наказание за те документы, которые он посылает за своей подписью и под свою ответственность. За эти документы начальник не должен нести никакой ответственности, а отвечать в административном порядке должен исключительно специалист.
7)Все начальники и специалисты перед поступлением на новую должность при условии новой специализации должны проходить краткий курс обучения и сдавать квалификационный экзамен четко в рамках этой специализации во избежание профессиональной некомпетентности. Если начальники и специалисты раньше успешно работали по этому направлению, такой экзамен не требуется. Квалификационный экзамен сдается только один раз, в дальнейшем начальники и специалисты самообучаются по своей специальности. Исключение составляет внедрение в процесс их деятельности новых технических средств, специализированных компьютерных программ и принципиально новых методов подготовки материалов. В таком случае также необходимо пройти соответствующее обучение и сдать квалификационный экзамен.
Без этого должно быть запрещено требовать от начальников и специалистов подготовки документов на новой технической базе и по новым передовым методикам подготовки материалов. Специалисты и начальники, не сдавшие квалификационный экзамен, не должны назначаться на соответствующие должности. Но им необходимо предоставить еще одну возможность для дополнительной подготовки и пересдачи экзамена.
2)Установить и документально закрепить в качестве административного регламента шкалу разумных сроков подготовки документов в зависимости от их важности и сложности. Наказывать в административном порядке лиц, в том числе начальнического состава, неверно и по своему произволу определяющих срок подготовки документов в нарушение соответствующих регламентов.
3)Начальник не должен подписывать документа, пока он не добьется от подчиненного соответствующего качества материала. Если подчиненный не в состоянии подготовить документ нужного качества даже после предупреждения начальника и отдачи документа ему на доработку, он должен понести административное взыскание, а начальник не должен ставить свою подпись под документом, а обязан доложить руководству о некомпетентности своего сотрудника и поручить подготовку документа другому подчиненному. Вышестоящий начальник должен отправить нерадивого исполнителя на переобучение, на курсы повышения квалификации и научить его качественно готовить документы. Для этой цели нерадивого исполнителя можно и прикомандировать на время на обучение к квалифицированным исполнителям, к которым нет нареканий. Но за это дополнительно оплачивать труд таких наставников и предоставлять им отгулы за потраченное на обучение нерадивых специалистов время. Если и после этого подчиненный не в состоянии подготовить документ нужного качества, вышестоящий начальник должен уволить его за профессиональную непригодность и не способность к обучению.
4)Определить перечень документов, которые должны отправляться за подписью начальника, и документов, готовить и отправлять которые должен подчиненный за своей подписью и под свою ответственность. Это сильно уменьшит бюрократическую волокиту в виде разного рода согласований и ускорит сроки подготовки документов. Начальник должен подписывать только следующие виды документов:
а)Документы обобщающего характера, в которых собрана и проанализирована информация из разных отделов, управлений и источников.
б)Документы, которые отправляются в адрес чиновников высокого уровня, от заместителя министра и выше.
Все остальные документы во избежание бюрократической волокиты готовятся специалистами и за подписью специалистов, которые несут полную ответственность за качество содержащегося в них материала.
5)Начальник не должен подписывать документы, предоставляемые ему за подписью других начальников, если его не устраивает качество подаваемого ими материала. Он должен добиться от них соответствующего качества материалов. Если это ему не удается, он обязан подать рапорт вышестоящему начальству о привлечении к ответственности лиц начальствующего состава, не исполняющих его требования и при этом отказаться ставить свою подпись под обобщающим документом. Вышестоящий начальник в этом случае либо сам добивается материалов нужного качества, либо отправляет начальников, подготовивших некачественный материал на переобучение, поручая работу другим исполнителям. Если и после обучения качество материала не улучшается, то ставится вопрос об увольнении по причине профессиональной непригодности соответствующего начальника.
6)Если начальник ставит свою подпись под документом, он полностью за него отвечает. И наказание в случае некачественной подготовки материала несет исключительно начальник. За документы за подписью начальника должно быть в административном порядке запрещено наказывать специалистов, которые готовили документ. Если начальника не устраивает специалист, он не должен ставить под документом свою подпись. В таком случае наказание несет исключительно специалист. В то же время специалист несет административное наказание за те документы, которые он посылает за своей подписью и под свою ответственность. За эти документы начальник не должен нести никакой ответственности, а отвечать в административном порядке должен исключительно специалист.
7)Все начальники и специалисты перед поступлением на новую должность при условии новой специализации должны проходить краткий курс обучения и сдавать квалификационный экзамен четко в рамках этой специализации во избежание профессиональной некомпетентности. Если начальники и специалисты раньше успешно работали по этому направлению, такой экзамен не требуется. Квалификационный экзамен сдается только один раз, в дальнейшем начальники и специалисты самообучаются по своей специальности. Исключение составляет внедрение в процесс их деятельности новых технических средств, специализированных компьютерных программ и принципиально новых методов подготовки материалов. В таком случае также необходимо пройти соответствующее обучение и сдать квалификационный экзамен.
Без этого должно быть запрещено требовать от начальников и специалистов подготовки документов на новой технической базе и по новым передовым методикам подготовки материалов. Специалисты и начальники, не сдавшие квалификационный экзамен, не должны назначаться на соответствующие должности. Но им необходимо предоставить еще одну возможность для дополнительной подготовки и пересдачи экзамена.
Обсуждения О совершенствовании административной работы