Личная эффективность

В течение 14-часового рабочего дня издателю Игорю Захарову приходится более 100 раз переключаться с одного дела на другое. Традиционных ежедневников он не признает, но каждое утро за вторым кофе все-таки составляет список важных дел.
Личная эффективность
На небольшом листе бумаги встречи с Борисом Акуниным или Владимиром Сорокиным соседствуют с пунктами "купить сигарет" и "забрать дочь из школы". Список дел Захаров всегда носит с собой: эта привычка помогает контролировать утечки времени.

Более 90% менеджеров среднего звена не умеют противостоять всевозможным тайм-киллерам. Как показало одно западное исследование, 50% опрошенных считают, что они будут успевать сделать намеченное, если рабочий день увеличить вдвое, 25% - в полтора раза, 10% управленцев не хватает двух часов. И только один из 100 менеджеров считает, что вписывается в свой график.

Английский психолог Дэвид Льюис выявил типичный набор вредных привычек, преодолев которые можно увеличить время продуктивного труда на 10 - 15 часов в неделю.

Привычка тут же реагировать на все просьбы и отвечать на письма.

Синдром откладывания на потом - переключение внимания на более приятное, но менее важное дело.

Общение со случайными посетителями.
Бесплодные разговоры по телефону.
Неоправданно затянутые совещания.
Неразбериха с бумагами.
Неправильное делегирование.
Выполнение не своей работы.
Ожидание - аудиенции у шефа, важного звонка, откладывающейся встречи.

Неполадки с компьютером и прочей техникой.
В нашей бизнес-культуре кроме этих общечеловеческих есть свои национальные способы убивать время, говорит консультант компании "RHR International/Экопси" Майя Колосницына. "Это и пристрастие к встречам, когда можно обойтись телефонным звонком, и попытки обсудить на совещании 33 вопроса разом, - перечисляет она, - и нечеткая постановка целей перед подчиненными". Плюс ко всему российские менеджеры часто предпочитают спонтанность и не очень любят анализировать свой день по минутам.

Ежедневное составление списка важных дел не мешает менеджерам каждый день попадать в одни и те же ловушки. Издатель Игорь Захаров, к примеру, хотя и ставит цель прочитать за день 250 страниц рукописи, часто не успевает это сделать, и работа переносится на ночь или следующее утро.

Почему сверхважными делами часто приходится заниматься в конце рабочего дня и в лихорадочном темпе? Поминутное хронометрирование дня - единственный способ понять причину. Чтобы составить ясную картину, на что уходит время, все свои дела, на которые требуется 10 минут и больше, надо записывать, говорит Майя Колосницына.

В стандартной таблице для хронометрирования дня всего три графы: краткое описание работы, время ее начала и завершения и примечания, рассказала консультант компании Abercade Татьяна Терентьева.

Вести такие подсчеты полезно хотя бы два дня, лучше - неделю. Некоторые руководители поручают хронометрирование помощнику. Он же может подготовить резюме с цифрами: сколько времени ушло на бесполезные совещания, общение с незапланированными посетителями и проч. После этого надо провести ранжирование этих занятий и выделить три-четыре самых затратных в смысле времени.

HR-директор группы компаний "Логос-М" Антонина Кузнецова знала наперечет все ловушки, связанные с потерей времени, которые таил ее рабочий день. Бич всех служб персонала - невозможность заняться стратегическими вопросами из-за непрерывного потока вопросов, поступающих от сотрудников. Кузнецова выделила целый день, чтобы составить хронометраж. В результате выяснилось, что 30% времени тратится неэффективно. Кузнецова ввела в своей компании планирование всех контактов сотрудниками, в результате у нее высвободилось время и она смогла наконец организовать три корпоративных учебных центра.

Получив полный список своих занятий за неделю, каждое из них нужно проанализировать, задав три вопроса.

Стоило ли это делать вообще?
Приблизило ли выполнение этой работы к главной цели?

Можно ли было отложить или делегировать эту работу?

Таким образом можно выявить, например, нерациональное использование утренних часов и синдром откладывания на потом. Многие менеджеры начинают рабочий день с просмотра многочисленной почты и написания не самых важных писем. Консультанты по тайм-менеджменту считают: на 9 - 11 часов утра лучше планировать хотя бы одно важное и одно малоприятное занятие. Это, кстати, лучшее лекарство от синдрома откладывания.

Если дела личные и служебные сильно перемешаны, хронометрировать надо весь день с момента, когда зазвонил будильник, до засыпания, рекомендует консультант по развитию персонала Светлана Сысоева. Многим это открывает глаза: выясняется, что семье они посвящают в 10 раз меньше времени, чем работе.

Руководителя, у которого больше 10 подчиненных, отвлекают от дел в среднем каждые восемь минут. Умение сказать "нет" и выставить за дверь непрошеного посетителя - ключевые навыки всех сберегающих время методик.

В кабинете президента банка "Авангард" Кирилла Миновалова каждый день бывает несколько десятков посетителей. Основной прием, который помогает ему использовать свой 12 - 14-часовой рабочий день по максимуму, - это жесткое структурирование встреч. Банкир старается построить беседу так, чтобы она не превратилась в "хождение по кругу" и демагогию. Встречи с клиентами он планирует на первую половину дня, с собственными сотрудниками - на вторую, что тоже экономит время. Миновалов считает: самые большие потери времени происходят из-за неумения собеседников быстро, кратко и по делу излагать суть проблемы.

Регулярным хронометрированием стоит заниматься лишь в том случае, если оно отбирает не больше времени, чем экономит.

Тем, кто привык работать только под действием адреналина в авральном режиме, надо разбить задание на несколько этапов и для каждого установить крайний срок.

Избавиться от непрошеного посетителя можно, если при разговоре не смотреть ему в глаза. Можно встать ему навстречу - это не располагает к затяжной беседе.

Не стоит чем-то заниматься только потому, что это следовало сделать еще вчера.

При подготовке доклада, например, имеет смысл сделать отдельный план с разбивкой по часам: пять часов - сбор информации, три часа - написание черновика, два часа - работа со слайдами.

В список дел на день надо закладывать 20 - 40% свободного времени - на случай неожиданностей. Если этого не сделать, ровно на столько придется задержаться вечером.

День, когда не решена ни одна из задач, работающих на долгосрочные цели, можно считать прожитым зря.

Полезная привычка - каждый вечер спрашивать себя, на что время было потрачено эффективно, а на что - впустую.
Нажми «Нравится» и читай нас в Facebook!

По теме Личная эффективность

Эффективность созидающей визуализации

1. Поставьте задачу Решите, чего бы вам хотелось. Это может касаться всего, что...
Психология

Эффективность коучинга

Коучинг как стиль менеджмента – взаимодействие между руководителем и...
Психология

Эффективность работы

Очень часто в офисах можно наблюдать такую картину – часть сотрудников работает...
Психология

Эффективность коммуникации

Была предложена идея писать «руководство по эксплуатации» для руководителя...
Психология

Как поднять эффективность мышления с помощью правил языка?

Любое мышление – это выстраивание внутри себя определенных фраз на человеческом...
Психология

Ступенчатость знаний и эффективность целительства

Люди, занимающиеся духовными практиками и самопознанием, — практикующие...
Психология

Опубликовать сон

Гадать онлайн

Пройти тесты

Популярное

Вечное блаженство быть собой
Троица: заговоры и обряды