В 2009 году я бросила работу в маркетинге и стала независимым копирайтером.
Я работала из дома каждый день. У меня был солидный список клиентов, и мой бизнес рос. В жизни все было хорошо. У меня был постоянный поток проектов, и я думала, что переживаю стресс. Но оглядываясь назад, я понимаю, что ничего не знала.
Десять лет и двое детей спустя я знаю, что значит ограничивать свое время.
Сейчас я все так же пишу для клиентов. Еще провожу курс копирайтинга два раза в год. У меня есть частная коучинговая программа и регулярные сессии один на один. Я делаю ежедневные рассылки о копирайтинге и веду подкаст.
Кажется, много, верно? И я делаю все это, тратя меньше 12 часов в неделю.
Независимо от того, ведете ли вы семейный бизнес или хотите успевать больше за меньшее время, чтобы не приходилось работать подолгу, этот процесс поможет вам максимально использовать имеющееся у вас время.
Тьфу. Еще один пост об управлении временем?
Да, но выслушайте меня. Что если я скажу вам, что тайм-менеджмент — это на самом деле секрет счастья? Это правда. Или, по крайней мере, плохой тайм-менеджмент — это дорога в ад.
Когда мы сами решаем, как проводить время, и боремся с занятостью самой по себе, мы достигаем целей без выгорания. Мы заканчиваем каждый день с чувством удовлетворения и ясным взглядом на завтрашний день.
Когда я плохо управляю своим временем, я не прогрессирую. А я не могу себе позволить не прогрессировать. Как насчет вас?
Все начинается с анализа.
№1: Определите свои рабочие зоны
Ваши рабочие зоны — это время дня, когда вы можете работать продуктивно. Я не говорю о том, когда вы наиболее креативны, хотя это тоже полезно знать. Я имею в виду периоды времени, когда вы можете сесть и что-то сделать.
Возможно, у вас это ежедневно с 9 утра до 5 вечера. У других, например, у меня, — не так регулярно.
Я стала внештатным копирайтером, чтобы лучше совмещать семью и карьеру. Мне это нравится, но это требует постоянного управления рабочей нагрузкой — задача, которая привела меня к разработке этой системы тайм-менеджмента.
Каждый день недели я знаю, есть ли у меня пять часов спокойного времени благодаря детскому саду, два часа в шумном игровом центре или один час с 10-минутными интервалами.
В те дни, когда дети ходят в детский сад, я могу записывать видео, планировать кампании, писать рассылки и общаться с клиентами. В другие дни у меня мало времени, чтобы взаимодействовать со своими сообществами и проверять письма.
Зная свои рабочие зоны, вы можете запланировать задачи, наиболее подходящие для каждой из них.
№2: Проясните свои приоритеты
Найти себе занятие легко. Я могу заглянуть в почтовый ящик в любой момент и потерять несколько часов. Не говоря уж о социальных сетях. Но ведь я занимаюсь продвижением своего бизнеса, так что все в порядке. Правильно?
Суровая правда в том, что многие из задач, на которые мы тратим время, не приносят нам денег и не приближают нас к поставленным целям.
Чтобы наверняка продуктивно поработать в свой «большой бездетный понедельник», в воскресенье я расставляю приоритеты в рабочей нагрузке.
Я обдумываю свои цели на неделю и на каждый из дней, а затем создаю план, чтобы их достичь. Мне не нужно делать все. Нужно сделать только важное.
- Что поможет мне достичь целей?
- Что обязательно должно быть сделано?
- Что может подождать?
- Что мне вообще не нужно?
Я создаю свои ежедневные списки до проверки электронной почты. Потому что электронная почта — это как граната, брошенная в ваш хорошо продуманный план.
Легко забыть о чувстве покоя и сосредоточиться на списке дел, для которого нужно три человека и 37 часов в день. Такой список дел заставит вас почувствовать себя неудачником, даже если вы не будете делать обеденный перерыв.
У меня на каждый день только одна задача, которая ведет к важным целям, например, работа над продуктом, который я хочу выпустить в конце этого года.
Также у меня есть одна задача, которую нужно выполнить довольно быстро. Это может быть текст для клиента или онлайн-мероприятие, которое я провожу.
Также у меня есть задачи, требующие ответа, такие как сообщения от клиентов или уведомления из социальных сетей. Они обычно приходят из почтового ящика.
Моя цель — чтобы в списке дел на день было не более пяти пунктов.
А как насчет других, менее важных вещей?
Я записываю их в список «Другое».
Чаще всего я о них забываю… И ничего не происходит. В прямом смысле слова. Мир продолжает вращаться. Клиенты продолжают приходить. Жизнь идет своим чередом.
Это признак того, что эти дела не стоят места в списке.
№ 3: Создайте временную карту
Теперь, когда у вас есть четкое понимание приоритетов (и того, что может подождать), следующий шаг — наметить время, которое вы хотите потратить на каждую из задач.
Я использую технику «помодоро» для создания своей временной карты.
Технику «помодоро» разработал Франческо Чирилло. Вы выбираете задачу, которую хотите выполнить, и устанавливаете таймер на 25 минут. Вы работаете, не отвлекаясь, пока не сработает таймер, а затем делаете пятиминутный перерыв.
Это просто.
На каждый день у меня есть список задач и примерная временная карта, которая совмещается с рабочими зонами за вычетом дрейфа (я доберусь до этого).
Благодаря этому я не планирую сделать больше, чем у меня будет времени.
Это выглядит незамысловато, но помогает более преднамеренно управлять временем и ощущать себя боссом в конце каждого дня.
№4: Используйте календарные блоки
Я люблю календари, и у меня их несколько.
У меня есть семейный календарь, рабочий календарь, а также календарь для звонков, связанных с моей коучинговой деятельностью. Все это скомпилировано в календаре Google.
Каждая запись имеет свой цвет, поэтому я сразу вижу, для чего предназначен временной интервал — для работы, тренировки, встречи, подкастинга или развлечения. Розовый — для развлечения, если вам интересно.
Чтобы повысить производительность рабочей зоны, я записываю задачи в календарь.
Преимущество такого подхода состоит в том, что ваш рабочий стол будет напоминать, когда пришла пора прекратить создавать слайды для ключевой презентации и взяться за клиентский проект.
Это также помогает видеть, где есть свободное время, поэтому нет необходимости заниматься умственной гимнастикой, когда клиент спрашивает, можете ли вы записать его.
№5: Выделяйте время на дрейф
Став мастером управления временем, вы сможете делать гораздо больше. Но буду честна: это утомительно. В конце концов, мы же не машины. Я хочу получить максимум от того ограниченного времени, которое у меня есть, но я не хочу, чтобы мозг превратился в кашу к концу дня.
Перерывы помогают, но я также позволяю себе дрейфовать… чтобы дать мозгу время расслабиться, помечтать, просто заняться чем-то своим.
Я выделяю на дрейф 30 минут. В это время я могу просто пялиться в окно. Сделать десятую чашку чая. Вывести собаку на прогулку, чтобы дать волю креативу. Или использовать это время, чтобы наверстать упущенное в работе, которая занимает больше времени, чем я ожидала.
Это зона прощения, когда день идет не по плану. А это случается.
Что вы сделаете дальше?
«Сегодня бывает только один раз. И у вас, и у вашей команды тоже. Как вы его проведете?» — Сет Годин
Теперь, когда вы знаете, как выжать намного больше из доступного вам времени, пришло время решить, над какой крупной целью работать дальше.
Источник: Ольга Теселько
Обсуждения 5 способов эффективно использовать время