Стремление успеть множество дел в ограниченное время иногда приводит к тому, что, погружаясь в какое-то одно дело или область, студенты забывают о других не менее важных сторонах жизни, «запускают» их.
Другое распространенное затруднение связано с ощущением, что время тратится впустую, неэффективно.
Другое распространенное затруднение связано с ощущением, что время тратится впустую, неэффективно.
В этой связи проблема гармоничной организации времени становится для многих очень актуальной.
Здесь представлены семь принципов гармоничной организации времени.
1. Определение зон личной ответственности
Как отмечает специалист по тайм менеджменту Д. Аллен, чтобы научиться эффективно организовывать время необходимо четко представлять, в чем именно состоит наша деятельность и каковы наши обязанности (как по отношению к самому себе, так и по отношению к другим людям).
Наши текущие обязанности и дела можно распределить по зонам ответственности. Это основные сферы, в которых мы хотим достичь результатов или удовлетворить поставленные требования (это могут быть конкретные учебные предметы, отношения с отдельными людьми или с группой людей, отдельные стороны нашей профессиональной деятельности и др.).
Перечисление и запись всех зон нашей ответственности в настоящей жизненной ситуации позволяет нам предать хаотичному потоку ежедневных дел определенную структуру. Кроме того, мы можем в любой момент вернуться к составленному нами списку и удостовериться, что не забыли о какой-то важной для нас стороне жизни.
2. Использование внешних средств организации деятельности
Психологам давно известно, что для организации сложной деятельности, состоящей из множества шагов, очень эффективным является использование внешних средств: перед тем, как приступить к самой деятельности полезно создать некий объект или стимул, напоминающий нам о действиях, которые нам необходимо совершить и об их последовательности.
Если внешний объект будет напоминать нам о действиях, которые нам необходимо выполнить, у нас исчезнет необходимость беспокоиться о том, что мы могли забыть что-то важное.
Принцип включения в деятельность внешних средств может быть эффективно использован и для организации выполнения повседневных дел. Такими средствами, напоминающими о стоящих перед нами задачах, могут быть: специальные компьютерные программы, составленные нами списки дел, будильники, таймеры, напоминатели, планы решения определенной задачи и др.
Одним из наиболее распространенных способов организации повседневной деятельности является регулярное составление списка задач на определенный период времени. Составление таких списков помогает нам более эффективно справляться с текущими обязанностями, не упуская ничего важного.
Однако лучше не просто записывать текущие дела и задачи, а организовывать их в определенную структуру. Специалист по тайм-менджменту Стивен Кови предлагает классифицировать текущие задачи по двум признакам: срочность и важность.
Такая классификация позволяет выделить четыре типа стоящих перед нами задач:
1. Важные и срочные задачи. Это задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь.
2. Важные, но несрочные задачи. Это задачи, связанные с долгосрочными проектами, которые не требуют немедленного завершения. Однако, тем больше времени мы уделяем важным, но несрочным делам, тем меньше у нас появляется срочных дел, требующих немедленного выполнения.
3. Неважные, но срочные задачи. Это задачи, которые необходимо выполнять в срок, для того, чтобы высвободить время и силы для важных задач.
4. Неважные и несрочные задачи. Это то, что отнимает наше время, и мешает нам эффективно работать.
3. Поведение, определяемое нашим внутренним намерением
Согласно психологическим исследованиям, наше поведение может быть связано как с действием внешних объектов или обстоятельств, так и с нашим собственным внутренним намерением.
В первом случае мы реагируем на что-то, что появляется в поле нашего внимания из - вне (на поступки и слова окружающих людей, на замеченный объект, на предъявляемое к нам со стороны общества требование и др.), а во втором случае мы исходим из нашей собственной, внутренней цели.
Эти два вида поведения можно описать с помощью следующей метафоры: покупатель в большом супермаркете может либо целенаправленно искать нужную ему вещь, либо ходить по магазину, исследуя выставленные на продажу товары, но не имея определенной цели.
Эти способы поведения являются взаимозависимыми: тем лучше мы осознаем наши собственные желания, цели и приоритеты, тем в меньшей степени мы подвержены влиянию внешних стимулов.
Умение действовать исходя из внутренних намерений, не поддаваться воздействию отвлекающих факторов, необходимо для того, чтобы эффективно работать и добиваться собственных целей.
4. Завершение начатых дел
В психологии известен так называемый эффект незавершенного действия. Он состоит в том, что мы испытываем потребность завершать начатую нами деятельность, а незавершенные действия или намерения могут вызвать дискомфорт, напряжение или тревогу. Поэтому если у нас накапливаются дела, задачи или идеи, которые мы не реализуем, откладываем на потом или забываем, то это негативно сказывается на нашем внутреннем состоянии в целом.
В этой связи, важной особенностью организованного человека является упорное стремление к завершению всех начатых дел и намерений в независимости от внешних обстоятельств. Это качество важно для всех областей жизни: учебы, профессиональной деятельности, отношений с другими людьми, хобби, здоровья, быта и т.д.
5. Состояние «здесь и сейчас»
То, насколько эффективно мы можем работать зависит от нашего внутреннего эмоционального состояния. Эффективнее всего мы справляемся с текущими делами, когда мы находимся в состоянии «здесь и сейчас». Это состояние характеризуется полной включенностью в настоящий момент жизни, сосредоточенностью на переживаемом опыте, концентрацией внимания.
Подобное состояние может испытывать человек который знает, что сегодня первый день отпуска, что у него нет необходимости спешить, и он может полностью погрузиться в происходящее здесь и сейчас.
Сосредоточенность на настоящем моменте времени позволяет освободиться от тревоги за будущее, включиться в настоящие дела и делать их наиболее внимательно и эффективно.
6. Планирование деятельности исходя из полученного результата
Обычно люди планируют решение поставленной перед ними задачи, исходя из того, что они находятся на самом начальном этапе своей деятельности. Находясь в этой начальной точке, они определяют необходимые шаги для продвижения к требуемому результату. Такой подход часто мешает мысленно охватить процесс решения задачи целиком, и в этом случае, реализация разработанного плана часто наталкивается на непредвиденные препятствия и останавливается.
Другой подход к планированию достижения желаемой цели состоит в том, чтобы мысленно перенестись в ситуацию желаемого будущего, в котором поставленная цель уже достигнута, и определять необходимые шаги, исходя из сформированного образа желаемого результата. Это позволяет подойти к решению поставленной задачи более творческим образом и гибко преодолевать возникающие препятствия.
7. Творческий и осознанный подход к выполнению задач
Человеку свойственно выполнять свою работу привычным, общепринятым образом. Власть привычки над нами огромна. Поиск и разработка индивидуальных способов выполнения работы и отказ от принятых способов требует отдельного усилия: перед тем, как приступить к выполнению поставленной задачи необходимо определить для себя оптимальной способ её выполнения, требующий от нас меньше времени и сил.
Однако осознанный и творческий подход к своей работе позволяет выполнять её гораздо эффективнее и быстрее, чем если бы мы выполняли её привычным для нас образом.
Тем более сложной и творческой является наша работа, чем важнее отдавать себе отчет в том, каким образом мы её делаем и искать способы сделать выполнение этой работы более быстрым и эффективным.
Здесь представлены семь принципов гармоничной организации времени.
1. Определение зон личной ответственности
Как отмечает специалист по тайм менеджменту Д. Аллен, чтобы научиться эффективно организовывать время необходимо четко представлять, в чем именно состоит наша деятельность и каковы наши обязанности (как по отношению к самому себе, так и по отношению к другим людям).
Наши текущие обязанности и дела можно распределить по зонам ответственности. Это основные сферы, в которых мы хотим достичь результатов или удовлетворить поставленные требования (это могут быть конкретные учебные предметы, отношения с отдельными людьми или с группой людей, отдельные стороны нашей профессиональной деятельности и др.).
Перечисление и запись всех зон нашей ответственности в настоящей жизненной ситуации позволяет нам предать хаотичному потоку ежедневных дел определенную структуру. Кроме того, мы можем в любой момент вернуться к составленному нами списку и удостовериться, что не забыли о какой-то важной для нас стороне жизни.
2. Использование внешних средств организации деятельности
Психологам давно известно, что для организации сложной деятельности, состоящей из множества шагов, очень эффективным является использование внешних средств: перед тем, как приступить к самой деятельности полезно создать некий объект или стимул, напоминающий нам о действиях, которые нам необходимо совершить и об их последовательности.
Если внешний объект будет напоминать нам о действиях, которые нам необходимо выполнить, у нас исчезнет необходимость беспокоиться о том, что мы могли забыть что-то важное.
Принцип включения в деятельность внешних средств может быть эффективно использован и для организации выполнения повседневных дел. Такими средствами, напоминающими о стоящих перед нами задачах, могут быть: специальные компьютерные программы, составленные нами списки дел, будильники, таймеры, напоминатели, планы решения определенной задачи и др.
Одним из наиболее распространенных способов организации повседневной деятельности является регулярное составление списка задач на определенный период времени. Составление таких списков помогает нам более эффективно справляться с текущими обязанностями, не упуская ничего важного.
Однако лучше не просто записывать текущие дела и задачи, а организовывать их в определенную структуру. Специалист по тайм-менджменту Стивен Кови предлагает классифицировать текущие задачи по двум признакам: срочность и важность.
Такая классификация позволяет выделить четыре типа стоящих перед нами задач:
1. Важные и срочные задачи. Это задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь.
2. Важные, но несрочные задачи. Это задачи, связанные с долгосрочными проектами, которые не требуют немедленного завершения. Однако, тем больше времени мы уделяем важным, но несрочным делам, тем меньше у нас появляется срочных дел, требующих немедленного выполнения.
3. Неважные, но срочные задачи. Это задачи, которые необходимо выполнять в срок, для того, чтобы высвободить время и силы для важных задач.
4. Неважные и несрочные задачи. Это то, что отнимает наше время, и мешает нам эффективно работать.
3. Поведение, определяемое нашим внутренним намерением
Согласно психологическим исследованиям, наше поведение может быть связано как с действием внешних объектов или обстоятельств, так и с нашим собственным внутренним намерением.
В первом случае мы реагируем на что-то, что появляется в поле нашего внимания из - вне (на поступки и слова окружающих людей, на замеченный объект, на предъявляемое к нам со стороны общества требование и др.), а во втором случае мы исходим из нашей собственной, внутренней цели.
Эти два вида поведения можно описать с помощью следующей метафоры: покупатель в большом супермаркете может либо целенаправленно искать нужную ему вещь, либо ходить по магазину, исследуя выставленные на продажу товары, но не имея определенной цели.
Эти способы поведения являются взаимозависимыми: тем лучше мы осознаем наши собственные желания, цели и приоритеты, тем в меньшей степени мы подвержены влиянию внешних стимулов.
Умение действовать исходя из внутренних намерений, не поддаваться воздействию отвлекающих факторов, необходимо для того, чтобы эффективно работать и добиваться собственных целей.
4. Завершение начатых дел
В психологии известен так называемый эффект незавершенного действия. Он состоит в том, что мы испытываем потребность завершать начатую нами деятельность, а незавершенные действия или намерения могут вызвать дискомфорт, напряжение или тревогу. Поэтому если у нас накапливаются дела, задачи или идеи, которые мы не реализуем, откладываем на потом или забываем, то это негативно сказывается на нашем внутреннем состоянии в целом.
В этой связи, важной особенностью организованного человека является упорное стремление к завершению всех начатых дел и намерений в независимости от внешних обстоятельств. Это качество важно для всех областей жизни: учебы, профессиональной деятельности, отношений с другими людьми, хобби, здоровья, быта и т.д.
5. Состояние «здесь и сейчас»
То, насколько эффективно мы можем работать зависит от нашего внутреннего эмоционального состояния. Эффективнее всего мы справляемся с текущими делами, когда мы находимся в состоянии «здесь и сейчас». Это состояние характеризуется полной включенностью в настоящий момент жизни, сосредоточенностью на переживаемом опыте, концентрацией внимания.
Подобное состояние может испытывать человек который знает, что сегодня первый день отпуска, что у него нет необходимости спешить, и он может полностью погрузиться в происходящее здесь и сейчас.
Сосредоточенность на настоящем моменте времени позволяет освободиться от тревоги за будущее, включиться в настоящие дела и делать их наиболее внимательно и эффективно.
6. Планирование деятельности исходя из полученного результата
Обычно люди планируют решение поставленной перед ними задачи, исходя из того, что они находятся на самом начальном этапе своей деятельности. Находясь в этой начальной точке, они определяют необходимые шаги для продвижения к требуемому результату. Такой подход часто мешает мысленно охватить процесс решения задачи целиком, и в этом случае, реализация разработанного плана часто наталкивается на непредвиденные препятствия и останавливается.
Другой подход к планированию достижения желаемой цели состоит в том, чтобы мысленно перенестись в ситуацию желаемого будущего, в котором поставленная цель уже достигнута, и определять необходимые шаги, исходя из сформированного образа желаемого результата. Это позволяет подойти к решению поставленной задачи более творческим образом и гибко преодолевать возникающие препятствия.
7. Творческий и осознанный подход к выполнению задач
Человеку свойственно выполнять свою работу привычным, общепринятым образом. Власть привычки над нами огромна. Поиск и разработка индивидуальных способов выполнения работы и отказ от принятых способов требует отдельного усилия: перед тем, как приступить к выполнению поставленной задачи необходимо определить для себя оптимальной способ её выполнения, требующий от нас меньше времени и сил.
Однако осознанный и творческий подход к своей работе позволяет выполнять её гораздо эффективнее и быстрее, чем если бы мы выполняли её привычным для нас образом.
Тем более сложной и творческой является наша работа, чем важнее отдавать себе отчет в том, каким образом мы её делаем и искать способы сделать выполнение этой работы более быстрым и эффективным.
Обсуждения Принципы организации времени