Тайм менеджмент

Если каждый свой рабочий день вы начинаете в девять утра, а заканчиваете в двенадцать ночи, если вы забываете поздравить близких с праздниками и не всегда помните возраст своего собственного ребенка, это еще не значит, что у вас очень много работы. Это значит, что вы просто не умеете планировать свое время. И ничего удивительного, а тем более обидного в этих словах нет. Потому что планирование времени, или тайм-менеджмент,— целая наука, на изучение которой времени как раз жалеть не стоит. Особенно крупным руководителям.

Много работать вредно. Такой вывод сделали еще советские специалисты по экономике труда. Как отмечал в одном из своих трудов экономист Гавриил Попов, при планировании своего режима “надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем состоянии. Но донкихотство встречается и сейчас, и многие работники видят добродетель в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая свои силы и здоровье. Целью работников в таких случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее получение инфаркта и выход из строя бойцов за коммунизм”. Кстати, престарелым членам Политбюро ЦК КПСС партия рекомендовала работать не более четырех часов в сутки.

А вот согласно последним исследованиям западных ученых, чем выше должность, тем меньше риск заболеть или умереть. Печально, но в России ситуация выглядит совершенно иначе. Российские менеджеры утверждают, что работа в условиях нестабильной экономики отнимает у них все силы, что не самым лучшим образом сказывается на здоровье. Выход может быть только один: сократить свой рабочий день. Сделать это без ущерба для дела можно, научившись планировать свое время.

Временные трудности

О том, к чему приводит неуемная страсть к работе, можно рассказывать бесконечно. Сергей Шихарев, генеральный директор фирмы “Стефф”: Наша фирма была организована в 1993 году. Это был мой первый опыт в бизнесе, учиться всему приходилось самостоятельно, и проблема управления временем стояла очень остро. Любой энергичный человек мог запросто отнять мое время. Этим пользовались и подчиненные, и коллеги, и просто знакомые. Рабочий день длился с 9 утра до 10 вечера. На отдых и личную жизнь оставались считанные часы. В итоге у фирмы возникли финансовые трудности. Свою карьеру в компании Капк Хеюх нынешний ее директор по маркетингу Алексей Стромов начинал в отделе дилерских операций. Каждый его рабочий день был длиннее предыдущего, но он все равно ничего не успевал. В конце концов Стромов почувствовал себя не вполне здоровым.

Судьба президента Союза профессиональных аудиторских, организаций Михаила Никольского сложилась не столь печально. Несколько лет назад он решил организовать свой бизнес. Однако справиться с тем валом информации, который к нему поступал, оказалось непросто. Михаил Никольский:

К счастью, я вовремя сообразил, что пора заняться тайм-менеджментом. Иначе я бы лишился клиентов.

Президент консалтинговой фирмы European Management Consulting Андрей Ренард пришел к тому же выводу еще до начала своей деловой карьеры, будучи студентом: Изменить свою жизнь я решил после одного случая. Университетский преподаватель, дав мне задание, спросил, успею ли я выполнить его за неделю. “Да, конечно!”,— бодро ответил я. И не успел. Мне было так неловко, что на встречу с преподавателем я просто не поехал. Позвонил ему и сказал, что болен. И это свое самонадеянное “Да, конечно!” помню до сих пор.

Ваше время истекло

Словом, болезнью нехватки времени страдают очень многие. Очень важно вовремя признаться себе в этом. Наши собеседники признались. И решили все круто изменить. Что же они сделали?

Для начала — подсчитали, сколько времени используется продуктивно (кстати, с этого специалисты по тайм-менеджменту и советуют начинать планирование времени). По словам Алексея Стромова, результаты были ужасающими. Одни перекуры съедали десятую часть драгоценного рабочего времени. Половина уходила на бесполезные разговоры. А непосредственно на работу оставалось не более 20% времени. К похожим результатам пришел и Сергей Шихарев — он тратил впустую 70% рабочего дня.

Однако методичный расчет ваших временных затрат — это лишь первый шаг на пути к тайм-менеджменту. Имейте в виду, что изменить свой график стоит больших усилий. Чтобы научиться планировать время, можно пойти, например, на курсы по тайм-менеджменту (двухдневное обучение на них обычно стоит ~ от $400). Такие курсы проводят например, Андрей Ренард, когда учился в Амстердамском Университете. Чему там могут научить? Например, расскажут, что не плохо бы вести картотеку. В ней ваши дела должны быть классифицированы по тем делам, в которых вы хотите добиться успеха. Скажем, вы определяете, что главным для Вас является карьерный рост, на втором месте — улучшение состояния здоровья, на третьем — изучение иностранных языков после этого вы выделяете задачи которые ведут к достижениям этих целей. Например, записаться на курсы английского языка, купить учебники грамматики каждый день учить не меньше десяти новых слов. И на каждую из этих задач вы планируете определенное количество времени. Таким образом, лишние проблемы не будут отвлекать вас от основной работы. Кроме того, на курсах по тайм-менеджменту вас могут научить, как правильно пользоваться органайзером. Это, оказывается, целая наука. Так, вы должны четко усвоить, что разные разделы органайзера должны быть посвящены различным областям — клиентам, финансам, семейным проблемам и т. д. А в каждом из этих разделов вам предстоит вести ежедневный учет более мелких задач и фиксировать четкие сроки их выполнения. Хотя использование органайзера имеет и свои минусы. Если человек забывает записать туда какую-нибудь мелочь — все, он про нее больше уже не вспомнит. Михаил Никольский разрешил нам заглянуть в свой органайзер. В числе прочих записей в нем была и такая: “Забрать подарок из машины”. По словам Никольского, если бы он не записал это в органайзер, то подарок так и остался бы на сиденье автомобиля.

Ловите момент!

Однако вы вполне можете справиться со своими проблемами самостоятельно — без всяких курсов. Так поступили Алексей Стромов и Сергей Шихарев. Сами того не подозревая, они делали именно то, что и рекомендуют специалисты по тайм-менеджменту: поставили перед собой цель, определили приоритеты и т. д. Какими могут быть цели? Самыми разными. Сергей Шихарев, например, решил сделать из своей фирмы одну из самых лучших среди компаний fast food в России. Для этого он решил освободить свое время для решения стратегических задач, для чего распределил ответственность между подчиненными и четко определил их обязанности. Алексей Стромов решил ограничиться более скромной задачей, — увеличить свое продуктивное время хотя бы до 50%. “Если продуктивна работа с заказчиком, надо увеличить время общения с заказчиком,— говорит он.— Если более продуктивны телефонные переговоры, больше времени отдать им”.

Еще сложнее определить приоритеты. Действительно. За что браться, если у тебя десять дел в день, и все важные? Ответ звучит так; если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, значит, оно для вас не так важно.

Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четы ре квадрата. В первый занесите, важные и срочные дела, во второй — важные, но несрочные, в третий — неважные, но срочные, в четвертый — неважные и несрочные. Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем. Или отложите до лучших времен. Когда приоритеты расставлены, определите, сколько именно времени должно отнять у вас каждое конкретное дело.

Сергей Шихарев: На постановку задач перед подчиненными и контроль я трачу десять часов в неделю, на совещания — пять часов. Еще пять часов я занят другим бизнесом. Десять часов в неделю отвожу на самостоятельную работу — в это время никаких встреч и звонков. Остальное время — поездки по торговым точкам и т. д.

Михаил Никольский: Разговор по телефону обычно отнимает три минуты. В день мне надо сделать где-то 13 звонков. Значит, еще 13 минут на то, чтобы дозвониться. Итого — 52 минуты в день. На встречу я отвожу час, если переговоры очень важные — два часа. Я успеваю на две-три встречи в день.

На что должно уходить рабочее время? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Западные специалисты по тайм-менеджменту дают лишь примерные рекомендации. Так, 50-60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами, из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. 25% времени должна занимать самостоятельная аналитическая работа. И наконец, оставшиеся 15% — это потери времени (на дорогу, ожидания в приемной и т. д.). Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера — три минуты, если вы хотите решить важный вопрос — пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер — не более 20 минут. Главное правило: чем больше дел вы планируете, тем больше успеваете.

Обратный отсчет

Предположим, вы сумели убить в себе неорганизованное существо и теперь планируете свой рабочий день по минутам. Думаете, теперь вы все будете успевать? Ничего подобного. Потому что вас постоянно будут отвлекать от работы ваши коллеги или партнеры. А если вы занимаете высокий пост, то у вас наверняка найдется как минимум пара-другая инфантильных подчиненных, которые, словно лангольеры — пожиратели времени из романа Стивена Кинга, будут “питаться” вашим временем.

Бороться с партнерами, понятное дело. бесполезно. А вот найти управу на подчиненных можно. Рецепт прост, как циферблат часов “Слава”: переложить на подчиненных часть своих обязанностей. Сергей Шихарев раньше львиную долю всех проблем пытался решить самостоятельно. А теперь 85-90% ответственности он переложил на своих замов (их у Шихарева семь — на 600 штатных сотрудников фирмы). Сергей Шихарев: Я занимаюсь в основном стратегией, например определяю цели на год вперед. Перед подчиненными ставлю конкретные задачи и даю конкретные сроки для их выполнения. Допустим, главбух должен сдать баланс к определенному числу. Никаких личных проблем, праздников и выходных я в расчет не принимаю, и все это давно усвоили. Под таким давлением все стремятся работать четко в срок и сами планируют свое время.

Разумеется, работу подчиненных надо контролировать. Для этого Алексей Стромов, например, завел “контрольный лист”, в который записывает все свои поручения, сроки и ответственных. Большинство менеджеров, с которыми мы беседовали, как правило, расстаются с подчиненными. которые не делают работу в срок.

И последнее. Результаты, достигнутые нашими собеседниками с помощью тайм-менеджмента, не могут не впечатлять. По словам Андрея Ренарда, теперь за один день он успевает столько, сколько раньше делал за три. Михаил Никольский утверждает, что он “достиг порога интенсивности” и уже не может “насытить свое время больше, чем оно уже насыщено”. А Сергей Шихарев научился уходить домой в семь-восемь вечера и тратит пять часов в неделю на занятия спортом. И теперь он может спокойно работать у себя в кабинете, где на стене висит замечательная картина. На которой черной икрой на фоне красной икры выложены слова: “Жизнь удалась!”
Нажми «Нравится» и читай нас в Facebook!

По теме Тайм менеджмент

Тайм менеджмент

Совет 1. Пишите список дел на день, которые необходимо выполнить. Это могут быть...
Психология

Упражнения для тайм менеджмента

Посмотрим, что отвлекает нас от дела, какие привычки и пристрастия съедают много...
Психология

Почему нужно учиться правильно управлять временем тайм...

Для того, чтобы максимально эффективно распределять наше время и ресурсы. Для...
Психология

Менеджмент

С развитием рыночной экономики, в частности в нашей стране, термины “менеджмент...
Психология

Коуч-менеджмент

Сейчас стало появляться много публикаций на тему коучинга. Слово это...
Психология

Менеджмент и стресс

Впервые Бэрри Джонсон попал в психиатрическую клинику в тот день, когда его...
Психология

Сонник Дома Солнца

Опубликовать сон

Виртуальные гадания онлайн

Гадать онлайн

Психологические тесты

Пройти тесты

Популярное

Реальна ли история?
Подготовка события смерти