Теперь, когда мы понимаем и умеем применять первый и второй этапы нашего путеводителя по позитивному мышлению, давайте рассмотрим третий этап, который подразумевает постановку целей в конкретной ситуации, с которой мы столкнулись на данный момент.
Каков наш желательный результат? После того как мы в деталях определили, чего хотим добиться (т. е. определили свои цели), мы можем сформулировать промежуточные задачи, на решение которых и направим свое время, свой талант, энергию и активность. Не удивительно поэтому, что толковые управленцы рассматривают этап постановки целей как предпосылку успеха всего коллектива. Однако процесс постановки целей можно усовершенствовать путем формулировки целей в качестве утверждений — позитивных личных формулировок и фраз, построенных в виде лозунгов или призывов, которые действуют как дополнительные стимулы к достижению целей. Более того, если дополнить процесс постановки целей и формулировки утверждений техникой визуализации, то можно повысить вероятность успешного достижения цели буквально на порядок. Давайте сначала остановимся подробно на процессе постановки целей.
Удачно сформулированная цель способна вести нас, сознательно и бессознательно, к ее достижению. Она также помогает распознавать возможности, которые встречаются на этом пути. Использование таких возможностей еще более ускоряет весь процесс. Если тщательно сформулировать каждую из своих целей на бумаге, то у человека появляется четкое представление о собственном предназначении на земле, которое имеет как бы вид обязательного к исполнению контракта, заключенного с самим собой. Я занимаюсь преподаванием предмета постановки целей на протяжении более чем пятнадцати лет и сформулировал за это время конкретный метод, который понятен и несложен в применении. Я называю его «SMART-метод» (см. подробнее в главе 1). Ваши цели должны быть:
• конкретны,
• измеримы,
• нацелены на действия,
• реалистичны,
• конкретны по срокам.
Конкретность
Цель должна быть как можно более конкретной. Как правило, уровень конкретности зависит от объема и точности информации, которой располагает человек. Расплывчатые цели плохо вдохновляют нас. Например, один руководитель, с которым я недавно работал, поставил перед собой цель: «Сократить время ответа». Я спросил его: «Время каких ответов и кому вы собираетесь сократить, и почему?» Размышляя вместе с ним далее, я спросил: «Что вы понимаете под словами «сократить» и «время ответа»? Можете ли вы быстро дать определение этим понятиям?» Его подразделение занималось обслуживанием сотрудников их же фирмы, которые контактируют с потребителями или внешними клиентами. В последнее время появилось много жалоб на то, что информация поступает к сотрудникам с опозданием. Проведя исследования и анализ, он пришел к выводу, что большинство претензий касаются задержки той информации, которая нужна продавцам. Такая задержка мешала качественно обслуживать клиентов.
Изучив вопрос и обдумав термины и формулировки, руководитель сформулировал свою цель следующим образом: «Я намерен урезать время, которое уходит на подготовку ответов на запросы своих сотрудников о новых ценах». Сравните первую формулировку с этой. Видите разницу? Конкретная формулировка цели позволяет более точно определить, на чем следует сосредоточить свое внимание и почему.
Измеримость
Есть такое выражение: «Нельзя улучшить то, что нельзя измерить». Не обладая соответствующей мерой, единицей измерения, вы никогда не сможете определить, насколько ситуация стала лучше. Измерение определенных параметров ситуации до и после проведения мероприятий очень важно, поскольку у нас тогда появляется база для сравнения. Давайте снова обратимся к предыдущему примеру и подумаем, какие аспекты этой цели являются измеримыми.
Сокращение сроков — это мероприятие, которое можно измерить. Если переписать с учетом этого нашу цель, то она может звучать так: «Я намерен сократить время, которое требуется на подготовку ответов на запросы своих сотрудников о новых ценах, на двадцать пять процентов».
Ориентация на действия
Если поставленная цель не ориентирована на конкретные действия, то, скорее всего, она никогда не будет достигнута. Чтобы реализовать ее, нужно обязательно что-то делать. Поэтому следует записать то, что необходимо сделать по существу данной цели. Например, запись «Прочитать жалобы» не изменит ситуацию к лучшему. Однако если записать «снизить количество» или «ликвидировать жалобы», то появляется стремление к активным действиям.
Реалистичность
Цели должны быть реалистичными. Однако понятие «реалистичный» каждый человек понимает по-своему. Мы все по-разному оцениваем, что достижимо, а что нет. Конечно, мы всегда можем вспомнить свой прошлый опыт и подобрать определенные ориентиры. То есть мы всегда можем спросить себя: «А что я делал в прошлом в аналогичной ситуации?» Можно также задать вопрос: «А что реально мы способны сделать?» Помню, как я работал с одной бригадой, перед которой была поставлена задача снизить стоимость проекта. Руководитель бригады сказал: «Они [начальники] просят нас ужать смету еще на одиннадцать процентов за ближайшие полгода. Но мы ведь уже и так сократили все, что возможно! Больше уже ничего нельзя!»
В этом случае у бригады нет выбора. В их понимании одиннадцать процентов — нереальная цифра, поскольку они чувствуют, что уже сделали все возможное. Однако, с точки зрения руководства, цель вполне реальна. Некоторые люди заведомо ставят перед собой слишком скромные цели. Их концепция такова: что лучше пообещать поменьше, а потом перевыполнить, чем наоборот. В целом это разумный подход при постановке целей. Но мы здесь говорим не о том, как ставить перед собой «безопасные» цели. Люди с позитивным мышлением намечают для себя цели, которые несколько даже превосходят их возможности. Такие задачи словно бросают человеку вызов и помогают достичь недостижимого, требуют дополнительных порций уверенности в себе, творческого подхода и проявления талантов. Доктор Пил обычно рекомендовал применять в таком случае «правило десяти процентов»: какую бы цель вы перед собой ни ставили, добавьте к ней десять процентов сверху. Заставьте себя немного поднапрячься и выйти из зоны личного комфорта. Если возьмем наш пример («Сокращение времени на ответ на двадцать пять процентов»), то мы должны спросить себя, реальна ли эта цель. Откуда взялась эта цифра? Многие привыкли дополнять свои цели цифрами, взятыми «с потолка». Одним из способов поставить реальную цель является оценка собственной конкретной продуктивности. То есть нужно спросить: «А каково время ответа сейчас?» Нам нужен какой-то ориентир. Далее, какие эталоны для сравнения мы можем найти в собственном коллективе или в других организациях? Если другие умудряются отвечать на запросы за время X, нет оснований думать, что этого не сможем и мы.
Привязка к срокам
Когда вы планируете достичь своей цели? Цели со «свободной датой» дают нам роскошь постоянно переносить сроки. Если срок «висячий», то нет никакого смысла спешить и напрягаться. Цель, которая должна быть достигнута когда-то в будущем, например более чем через три месяца, должна быть разбита на этапы, выполнение которых необходимо «привязать» к конкретным жестким срокам.
Например, цель «Снижение расходов по вине низкого качества в 2001 финансовом году на 8%» может быть разбита на этапы следующим образом: «Снизить уровень брака на Х% в первом квартале 2001 года», «Снизить уровень возврата товара от покупателей на Y% во втором квартале 2001 года» и т. д. Все участники Олимпийских игр ставят перед собой конкретные цели, а затем разбивают их на этапы. Когда так делаем и мы, то процесс достижения каждого этапа становится более концентрированным, не таким пугающим, легко разбиваемым на недельные и ежедневные циклы. Вот перед вами три пары формулировок простых целей. Проанализируйте их с использованием SMART-критерия. Какая формулировка из каждой пары лучше удовлетворяет этому критерию?
la. «В этом году мне нужно нанять дополнительных сотрудников».
1б. «В этом квартале я найму трех специалистов по маркетингу, у которых есть опыт торговли через Интернет».
2а. «В этом месяце я встречаюсь с тремя своими главными заказчиками, чтобы определить их потребности в продукции и услугах на предстоящий год».
2б. «В этом месяце я встречусь в неформальной обстановке с тремя крупнейшими заказчиками, чтобы укрепить наши деловые отношения».
3а. «В этом квартале я попрошу своих сотрудников взять на себя часть моей нагрузки, что позволит мне начать еще один стратегический проект».
3б. «К концу этого квартала я определю три своих работы, которые отнимают у меня особенно много времени, и перепоручу их Джиму и Барбаре, что позволит мне включиться в еще один стратегический проект».
Если вы выбрали варианты 1б, 2а и 3б, то вы правы. Каждый из них содержит дополнительную информацию, которая в большей степени удовлетворяет SMART-критерию, чем другая формулировка под этим же номером.
Удачно сформулированная цель способна вести нас, сознательно и бессознательно, к ее достижению. Она также помогает распознавать возможности, которые встречаются на этом пути. Использование таких возможностей еще более ускоряет весь процесс. Если тщательно сформулировать каждую из своих целей на бумаге, то у человека появляется четкое представление о собственном предназначении на земле, которое имеет как бы вид обязательного к исполнению контракта, заключенного с самим собой. Я занимаюсь преподаванием предмета постановки целей на протяжении более чем пятнадцати лет и сформулировал за это время конкретный метод, который понятен и несложен в применении. Я называю его «SMART-метод» (см. подробнее в главе 1). Ваши цели должны быть:
• конкретны,
• измеримы,
• нацелены на действия,
• реалистичны,
• конкретны по срокам.
Конкретность
Цель должна быть как можно более конкретной. Как правило, уровень конкретности зависит от объема и точности информации, которой располагает человек. Расплывчатые цели плохо вдохновляют нас. Например, один руководитель, с которым я недавно работал, поставил перед собой цель: «Сократить время ответа». Я спросил его: «Время каких ответов и кому вы собираетесь сократить, и почему?» Размышляя вместе с ним далее, я спросил: «Что вы понимаете под словами «сократить» и «время ответа»? Можете ли вы быстро дать определение этим понятиям?» Его подразделение занималось обслуживанием сотрудников их же фирмы, которые контактируют с потребителями или внешними клиентами. В последнее время появилось много жалоб на то, что информация поступает к сотрудникам с опозданием. Проведя исследования и анализ, он пришел к выводу, что большинство претензий касаются задержки той информации, которая нужна продавцам. Такая задержка мешала качественно обслуживать клиентов.
Изучив вопрос и обдумав термины и формулировки, руководитель сформулировал свою цель следующим образом: «Я намерен урезать время, которое уходит на подготовку ответов на запросы своих сотрудников о новых ценах». Сравните первую формулировку с этой. Видите разницу? Конкретная формулировка цели позволяет более точно определить, на чем следует сосредоточить свое внимание и почему.
Измеримость
Есть такое выражение: «Нельзя улучшить то, что нельзя измерить». Не обладая соответствующей мерой, единицей измерения, вы никогда не сможете определить, насколько ситуация стала лучше. Измерение определенных параметров ситуации до и после проведения мероприятий очень важно, поскольку у нас тогда появляется база для сравнения. Давайте снова обратимся к предыдущему примеру и подумаем, какие аспекты этой цели являются измеримыми.
Сокращение сроков — это мероприятие, которое можно измерить. Если переписать с учетом этого нашу цель, то она может звучать так: «Я намерен сократить время, которое требуется на подготовку ответов на запросы своих сотрудников о новых ценах, на двадцать пять процентов».
Ориентация на действия
Если поставленная цель не ориентирована на конкретные действия, то, скорее всего, она никогда не будет достигнута. Чтобы реализовать ее, нужно обязательно что-то делать. Поэтому следует записать то, что необходимо сделать по существу данной цели. Например, запись «Прочитать жалобы» не изменит ситуацию к лучшему. Однако если записать «снизить количество» или «ликвидировать жалобы», то появляется стремление к активным действиям.
Реалистичность
Цели должны быть реалистичными. Однако понятие «реалистичный» каждый человек понимает по-своему. Мы все по-разному оцениваем, что достижимо, а что нет. Конечно, мы всегда можем вспомнить свой прошлый опыт и подобрать определенные ориентиры. То есть мы всегда можем спросить себя: «А что я делал в прошлом в аналогичной ситуации?» Можно также задать вопрос: «А что реально мы способны сделать?» Помню, как я работал с одной бригадой, перед которой была поставлена задача снизить стоимость проекта. Руководитель бригады сказал: «Они [начальники] просят нас ужать смету еще на одиннадцать процентов за ближайшие полгода. Но мы ведь уже и так сократили все, что возможно! Больше уже ничего нельзя!»
В этом случае у бригады нет выбора. В их понимании одиннадцать процентов — нереальная цифра, поскольку они чувствуют, что уже сделали все возможное. Однако, с точки зрения руководства, цель вполне реальна. Некоторые люди заведомо ставят перед собой слишком скромные цели. Их концепция такова: что лучше пообещать поменьше, а потом перевыполнить, чем наоборот. В целом это разумный подход при постановке целей. Но мы здесь говорим не о том, как ставить перед собой «безопасные» цели. Люди с позитивным мышлением намечают для себя цели, которые несколько даже превосходят их возможности. Такие задачи словно бросают человеку вызов и помогают достичь недостижимого, требуют дополнительных порций уверенности в себе, творческого подхода и проявления талантов. Доктор Пил обычно рекомендовал применять в таком случае «правило десяти процентов»: какую бы цель вы перед собой ни ставили, добавьте к ней десять процентов сверху. Заставьте себя немного поднапрячься и выйти из зоны личного комфорта. Если возьмем наш пример («Сокращение времени на ответ на двадцать пять процентов»), то мы должны спросить себя, реальна ли эта цель. Откуда взялась эта цифра? Многие привыкли дополнять свои цели цифрами, взятыми «с потолка». Одним из способов поставить реальную цель является оценка собственной конкретной продуктивности. То есть нужно спросить: «А каково время ответа сейчас?» Нам нужен какой-то ориентир. Далее, какие эталоны для сравнения мы можем найти в собственном коллективе или в других организациях? Если другие умудряются отвечать на запросы за время X, нет оснований думать, что этого не сможем и мы.
Привязка к срокам
Когда вы планируете достичь своей цели? Цели со «свободной датой» дают нам роскошь постоянно переносить сроки. Если срок «висячий», то нет никакого смысла спешить и напрягаться. Цель, которая должна быть достигнута когда-то в будущем, например более чем через три месяца, должна быть разбита на этапы, выполнение которых необходимо «привязать» к конкретным жестким срокам.
Например, цель «Снижение расходов по вине низкого качества в 2001 финансовом году на 8%» может быть разбита на этапы следующим образом: «Снизить уровень брака на Х% в первом квартале 2001 года», «Снизить уровень возврата товара от покупателей на Y% во втором квартале 2001 года» и т. д. Все участники Олимпийских игр ставят перед собой конкретные цели, а затем разбивают их на этапы. Когда так делаем и мы, то процесс достижения каждого этапа становится более концентрированным, не таким пугающим, легко разбиваемым на недельные и ежедневные циклы. Вот перед вами три пары формулировок простых целей. Проанализируйте их с использованием SMART-критерия. Какая формулировка из каждой пары лучше удовлетворяет этому критерию?
la. «В этом году мне нужно нанять дополнительных сотрудников».
1б. «В этом квартале я найму трех специалистов по маркетингу, у которых есть опыт торговли через Интернет».
2а. «В этом месяце я встречаюсь с тремя своими главными заказчиками, чтобы определить их потребности в продукции и услугах на предстоящий год».
2б. «В этом месяце я встречусь в неформальной обстановке с тремя крупнейшими заказчиками, чтобы укрепить наши деловые отношения».
3а. «В этом квартале я попрошу своих сотрудников взять на себя часть моей нагрузки, что позволит мне начать еще один стратегический проект».
3б. «К концу этого квартала я определю три своих работы, которые отнимают у меня особенно много времени, и перепоручу их Джиму и Барбаре, что позволит мне включиться в еще один стратегический проект».
Если вы выбрали варианты 1б, 2а и 3б, то вы правы. Каждый из них содержит дополнительную информацию, которая в большей степени удовлетворяет SMART-критерию, чем другая формулировка под этим же номером.
Обсуждения Постановка целей